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 導入事例  ビジネスフォン導入により電話回線と業務の効率の改善
導入機種 NEC AspireX
基本仕様
電話回線(外線) NTTひかり電話6番号5チャンネル
電話機 12ボタン漢字表示電話機4台
特記事項 ひかり電話A、アナログ回線とバラバラで使用。
ビジネスフォンは、未使用で電話回線、FAXもまったくバラバラで使用していました。
内容
 今回初めてのビジネスフォンの導入をしたお客様です。
 
 それまでは、事務所の代表番号はアナログの単独回線(1通話で話中)、発信用で別の回線を使い、家庭用の電話機と小型のFAXを使って業務を行っていました。

 最近は、FAXの使用頻度が少なくなる中で、専用の回線を用意しておくことが無駄なのではないかと事から今回のお話になりました。

 今までの番号を、番号ポータビリティすることでそのまま、ひかり電話オフィスタイプへと移行して使用します。(NTTで始めから番号を取得した場合)

 ひかり電話の場合は、市内局番が違っていても一契約で今までと同じ番号を使う事が出来ます。

 AspireXで使う番号毎に、同時に着信する数を制御する事で使っている同時通話可能な回線数を減らして、回線の使用効率を改善しています。

 基本費用を抑えると同時に、利便性の向上と回線の無駄を省くための、ビジネスフォン導入となりました。
結果
 今回、コードレス電話機も必要と言うお話をいただきましたが、あまり必要性が高いとも思えなかったために、今まで使っていた家庭用のコードレス電話機をそのまま、ビジネスフォンのシステムに取り込み使用しています。

 回線も、ひかり電話オフィス1契約にまとめた事で、基本費用も利便性も向上。

 今までは、かかってきた電話番号ごとに、バラバラの電話機で応対していましたが、全部の番号を1台の電話機で使えるようになり、スタッフの方も対応が楽になっています。

 全ての番号に対して、留守電設定をして不在時の対応はもちろんですが、
不応答転送を利用する事で、スタッフが少ない時などの電話に応対出来ない場合も、着信に応答をしないとタイマー設定で留守番電話が作動するようになっています。

 最初は、無かった話ですが業務上使えると便利と言う事で、
自動通話録音(標準機能、設定で利用可)も利用しています。

 通話中に、録音が必要と判断した時だけ保存操作をすれば、会話内容は最初から保存されます。

 保存操作をしない場合は、保存されずに消去されます。

 重要な内容は、AspireXと接続したパソコンで、音声データファイルを保存。

 今まで使えなかった、全部の電話機共通で短縮番号も使えるようになりました。

 これも、パソコンから電話帳管理ソフトを使って、登録編集作業をしています。

 細かな事ですが、短縮番号と一致すればお客様の名称も表示されます。

 担当者以外のスタッフが電話に出ても、「○○ですね、少々お待ち下さい。」とか事前に対応を予測した上での電話対応が可能になります。

 今までまったくバラバラに使っていた回線も電話機もスタッフ全員で共有。

 使い方の相談でスタッフ間のコミュニケーションにも役立っている!?いるようです。

 実際に、スタッフの方からも
「使い易くなった。」繁忙期には「電話に出るべきなのか、業務がひと段落してからかけ直すかその時々で使い分けが出来る。」

 他のスタッフが出払ってしまい一人しかいなくても
「1台の電話機で、全てに応対できる、応対し切れなくても留守電で対応してすぐに折り返しの電話が出来るので、お客様への応対も改善された。」などのご意見をいただきました。

 今回、ビジネスフォンを導入されるにあたり一番印象的だったことは、
代表者様から「うちもいよいよビジネスフォンを使うようになったかぁ。」と喜んでいただいた事です。
まとめ
 家庭用のコードレス電話機でも、増設子機を利用して内線転送機能などを使う事ができます。

 個人事業、店舗、小規模オフィスであれば、それで充分なケースもあります。

 電話回線が、徐々に増えスタッフも増えてくると、不便になってくる事もあります。

 複数の回線を使って、電話、FAXを効率よく使うためにビジネスフォンが必要となってきます。

 特に、最近は電話番号ごとに動作を制御する、ダイヤルインという方式が主流となりつつあります。

 時には、番号だけを専用で用意してこの番号は転送、この番号はフリーダイヤル用、この番号はFAX用と、便利に使い分ける事が出来ます。

 その際も、全体でチャンネルがいくつ必要で番号がいくつ必要と言ったように、番号の数と回線のチャンネル数が同じである必要もなくなっています。

 ビジネスフォンを使用して、その機能を活用していく事でより便利に、より効率よく業務を改善する事も可能となります。

 今回は、実際に普段使っているスタッフの方達からも「電話が進化しました!」「便利になりました!」と声をいただきました。

 コストがかかるのであれば、そのコスト・費用の中でどれだけ良いものが出来るのかを考える事は大切な事です。

 ビジネスフォンを、導入していただく限りは「ただ使えれば良い。」ではなく少しでも
「入れて良かった、便利になった!」と言っていただく事を目指します。


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